Les membres de SUISSEDIGITAL reçoivent de plus en plus de demandes de renseignements de clients désirant savoir quelles données à caractère personnel les concernant sont traitées et enregistrées. Le droit de déposer de telles demandes de renseignements est réglementé dans la loi sur la protection des données (art. 8 LPD). Les entreprises de réseau câblé (ERC) ont donc l'obligation de fournir de tels renseignements. Cette obligation d'informer comprend aussi les données personnelles traitées sur mandat d'un fournisseur/prestataire.
Les points suivants doivent être pris en compte lors de la réception de demandes de renseignements :
· Obligation de la forme écrite : il est conseillé de n’accepter que des demandes de renseignements écrites par voie postale. Un formulaire sur un site Internet peut être mis en place en guise d’alternative.
· Identification : insistez sur la présentation par les clients d’une copie de leur carte d'identité ou de leur passeport.
· Documentation : documentez toute la correspondance, y compris la copie de la pièce d'identité.
Les renseignements fournis suite à la demande doivent être généralement compréhensibles, gratuits, respectueux des délais (réaction sous 30 jours) et personnels (par exemple avec la mention « personnel » pour les renseignements par lettre). De plus, les renseignements doivent contenir toutes les données systématiquement saisies et traitées sur une cliente ou un client donné(e). Il s’agit notamment des informations suivantes :
· Les données à caractère personnel actuellement traitées avec des informations sur les types de données comme par exemple les données prédéterminées ou de clients, les données de connexion, les données de facturation, les données de localisation, les données secondaires pour autant qu’une affectation au client est possible ;
· Informations sur l’origine des données (par exemple informations en cas de souscription d’un contrat, utilisation des services) ou sur le but de la collecte de données (par exemple traitement du contrat, satisfaction d’obligations légales) ;
· Informations sur les personnes autorisées à saisir des informations dans la collecte de données ou à effectuer des mutations (par exemple équipe de vente, collaborateurs administratifs) ;
· Informations sur les destinataires des données (par exemple fournisseurs, prestataires, service de surveillance SCPT du CSI-DFJP) et sur la finalité de ces transmissions de données (par exemple apport des services, satisfaction des obligations légales).
Les renseignements, à savoir le volume de communication des données par l’ERC, peuvent être restreints en cas d'intérêts prépondérants de l’ERC (par exemple secret commercial) ou d'intérêts prépondérants de tiers.
Pour toute question / demande de clarification, n'hésitez pas à vous adresser à Stefan Flück, responsable du service juridique : tél. 031 328 27 28, e-mail : stefan.flueck[at]suissedigital.ch